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出張で航空券を予約する際、万が一の為に予約変更可能なものを選ぶと良い
毎月のように出張に出かけていたものの飛行機を利用するのは初めてでした。プライベートでも予約を取ったことがなかったので旅行代理店に行って手配をしてもらうことにしましたが、そのときに重大なミスを一つしてしまったのです。
よく調べずに行った航空券予約
出張を命じられて初めて航空券の予約を取るときには自分で行うのが不安だったので旅行代理店に行きました。オンライン予約ができることは知っていましたが、取るのに失敗してしまうリスクがあると考えて、出張だということを告げて旅行代理店で一通りの手続きをしてもらったのです。
出張の予定は決まっていたので、その場でフライトを決めてしまい、料金も支払って航空券の発行も終えました。領収書もしっかりと手に入れたので事務手続き上もこれで問題はないと安心していましたが、トラブルはやってきたのです。
相手先の都合があって飛行機を変更しなければならなくなりました。一日早く到着して打ち合わせをする必要が生じてしまったのです。
航空券の予約変更ができない
航空券をすでに発券してしまっていたことに加えて、早めの予約で割引価格になっていたのでもともと航空券の変更ができないとのこと。
そのため、一日早く行こうとするとキャンセルして新たに航空券の予約をし直さなければならないとわかったのはそのときです。
旅行代理店で話をしたときにも予約変更はできませんと説明されていたので、今さら変更はできないだろうとは思っていましたが、念のため電話をかけてみたものの、あえなく断られてしまいました。
しかし、実際には直前まで発券しなければ予約変更ができるも航空券もあったのでミスをしたと感じたのです。
さいごに
自腹で航空券を取り直して出張しなければならないのではないかと焦りました。あらかじめ予約変更ができるようにしておいてチケットをギリギリに発券すればよかったからです。
しかし、事務に相談してみたところ、相手方の理由で想定できなかった出張の変更という扱いにしてキャンセル料を含めて経費で処理してくれるということになって安心しました。
会社には負担をかけてしまいましたが、あらためて旅行代理店に行ってキャンセルおよび新規手続きをしてもらい、無事に出張に行くことができたのです。
今度出張に行くときには変更できるチケットを手配して柔軟に対応できるようにしておこうと思っています。
